 工具：Excel Excel是一個適用於整理和分析數據的軟體工具，通常用在數據輸入、計算、和儲存，可以預算和規劃財務、統計分析以及繪製圖表；然而，在對超量筆數的集成、多人協作、和有從屬關係的數據處理等方面，Excel 就不是最好的工具了。 很多小型企業主可能已經習慣於使用Excel來管理財務，但是只用 Excel 工具的做法對成長中的公司已顯得有點過時而且效率可能還可以再提高。 為什麼單單使用Excel並不是一個最理想的會計解決方案下的記帳工具呢？因為使用試算表： 1. 容易出現錯誤 2. 缺乏協作功能 3. 難以追蹤財務數據 4. 不能自動產生報表 5. 可擴展性有局限 6. 數據丟失或損壞的風險高 1. 容易出現錯誤 Excel 是一種以手動輸入數字後它會幫你執行計算公式的工具，頁面上格子很多, 使用者再小心也很有可能會不自覺地動到試算表上任何一格的數字，這意味著人為失誤是很常見的。這些輸入錯地方的錯誤因為没有好的防錯機置而難以避免，一但發生錯誤輸入數字到不對的格子中，數字公式出來結果顯示的資料意義就不對了。 2. 缺乏協作功能 單機上的Excel缺乏協作功能，多人不能同時使用，即使可以，不同人使用時不能對不同的輸入帳目或審視帳目等的有不同權限。如果您的公司有多個財務同仁要協作同一個檔案，他們就會需要用某種方式來確保只有權限看報表的人不會不小心改到做報表的人員正在輸入的格子。因為Excel 不能給不同使用者不同的權限，因此不容易確保檔案資料在多人使用下的正確性。 3. 難以追蹤財務數據 你雖然可以用Excel輸入財務數據，但是需要追蹤和管理這些數據的人需要懂得Excel公式，不懂的平常人就會覺得試算表很難用。比如，當一般人要需要分析財務數據時，他需要懂 Excel 上要如何進行篩選、過濾等操作之後才會知道怎麼撈到所需的數據。 4. 不能自動產生報表 Excel的公式庫彈性雖大，但是一般人要有建立能自動化重要的標準報表很難。當一般人需要處理大量數據時他要手動操作先寫出能產生報表的公式，而且要寫得對，這會耗掉化大量時間和精力才能做主管出心目中的製式會計報表。 5. 可擴展性有局限 當您的企業開始進入擴展期Excel可能就不再是一個好的會計解決方案。當帳目筆數多到需要更多的檔案容量才能讓更多人同時調用時，Excel 的存取、處理帳目筆數受單機上的記憶體容量的限制，在超過它能處理的容量上限後，操作起來會變得很遲緩。 6. 數據丟失或損壞的風險高 Excel 檔裡的財務數據可能會因為個人電腦中病毒、硬碟故障或人為失誤而丟失或損壞到資料，造成的資料流失將對您的企業造成意料之外嚴重的損失。 開始用 Easy Ledger 來記帳 運用雲端記帳軟體來記帳的例子： 某小企業A使用Excel來記錄每天的收入和支出。 企業A負責記帳的員工創建了一個包含多個工作表的Excel文件檔，該檔案含括不同類別的資產、負債和業主權益等的數據資料。 該員工在每天營業結束後都小心翼翼地手動輸入每個帳戶科目下的交易數據金額，也在每個月底時使用試算表的公式計算出公司的淨利潤和其他財務指標。 然而，某天，負責記帳的該員工不小心刪除了一個重要的Excel工作表而導致該月數據丟失，更糟的是，該員工還在不自知的情況下在另一個工作表中輸入了錯誤的公式。 其結果是造成公司資產和負債的匯總數據不再正確，這些錯誤使業主根本無法瞭解公司的真正財務狀況，也無法相信看到的報表，導致決策没有可靠的數字可以做為依據。 在上述的例子中，A公司使用Excel進行記帳，但由於一系列偶然錯誤，導致財務報表不準確也没有人知道。對比之下，運用雲端記帳軟體相羕比較能㵴少人為錯誤發生的概率。
基於以上諸多原因，我們建議小型企業主考慮試用雲端會計軟體 EasyLedger 易記帳來記帳。
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