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工具：Excel Excel是一個強大用於整理和分析數據的工具。它非常適合用來做數據輸入、計算、和儲存，用在做預算和財務規劃、統計分析以及繪製圖表等；然而，在對超多筆數的集成、協作、和有從屬關係的數據處理方面，Excel不是最佳工具。 很多小型企業主可能已經習慣於使用Excel來管理財務，但是這種方法對成長中的公司已顯過時而且效率不夠高。 為什麼單單使用Excel並不是一個理想的會計解決方案下的記帳工具？因為： 1. 容易出現錯誤 2. 缺乏協作功能 3. 難以追蹤財務數據 4. 不能自動產生報表 5. 可擴展性有限 6. 數據丟失或損壞的風險高 1. 容易出現錯誤 Excel 是一種手動輸入數字的工具，使用者可能會在不知情的情況下動到試算表上任何一格的數字，這意味著人為失誤是很常見的。這些輸入錯地方的錯誤因為没有好的避免機置而無法避免，一但發生就會致使錯誤的數字被輸入到不對的格子中，數字公式出來結果顯示的資料意義就不會正確。 2. 缺乏協作功能 單機上的Excel缺乏協作功能，多人使用者不能被賦予不同權限來輸入帳目或審視帳目。如果您的公司有多個財務同仁，他們就需要相互協作來確保只有權限看報表的人不會改到做報表的人正在輸入的格子。Excel 不能給使用者不同的權限就不容易確保檔案資料的正確性。 3. 難以追蹤財務數據 你可以用Excel輸入財務數據，但在需要追蹤和管理這些數據時，不懂Excel公式操作就會變得很難用。比如，當一般人要需要分析財務數據時，需要懂 Excel 格式的人才會進行篩選、過濾等操作才會知道怎麼找到所需的數據。 4. 不能自動產生報表 Excel的彈性雖無限大，一般人要自動化重要標準報表的能力卻有限。當一般人需要處理大量數據時要進行大量的手動操作先寫出能產生報表的公式，而且要寫得對，這會花費大量的時間和精力才能做出你要的會計報表。 5. 可擴展性有限 當您的企業開始擴展時，Excel可能不再是一個好的會計解決方案。當您帳目筆數多到需要處理更多的容量和更多人同時調用時，Excel 能存取、處理帳目筆數有它的限制，超過的部份會變得很慢而難以管理。 6. 數據丟失或損壞的風險高 Excel上的財務數據可能會因為電腦中病毒、硬碟故障或人為失誤而丟失或損壞到資料，這將對您的企業造成嚴重的損失。 基於以上原因，我們建議小型企業主考慮用雲端會計軟體 EasyLedger 易記帳來記帳。 開始用 Easy Ledger 來記帳 實例： 某小企業使用Excel來記錄其每天的收入和支出。負責記帳的員工創建了一個包含多個工作表的Excel文件，其中包括不同類別的資產、負債和擁有者權益等。員工需要在每天結束時，手動輸入每個賬戶的更新數據，在每個月底時，使用試算表的公式計算公司的淨利潤和其他財務指標。 然而，某天，負責記帳的員工不小心刪除了一個重要的工作表而導致該月數據丟失。此外，員工還在另一個工作表中輸入了錯誤的公式，使得資產和負債的匯總數據不正確。這些錯誤使業主無法準確地瞭解公司的財務狀況，導致決策無可靠依據。 在上述實例中，某公司使用Excel進行記帳，但由於一系列錯誤，最後導致了財務報表的不準確。對比之下，使用雲端記帳軟體可能更合適。
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